Регламент, инструкция в письменном виде — это ни что иное, как описание процесса (повторяющаяся работа). Регламент теряет большую часть эффективности и смысла, если в нём не заданы ключевые параметры процесса.
Но многие на это внимание не обращают и создают инструкции в которых нет понимания: кто отвечает за работу целиком, как и в чём будет измеряться результат и качество, в каких случаях необходимо приступать к работе "без команды сверху". Без всего этого регламенты "превращаются в тыкву".
Добавьте в начало регламента ключевые параметры процесса, чтобы не потерять суть выполняемой работы за текстовым описанием. Список параметров:
- Ценный конечный продукт (результат, который необходимо получить с помощью процесса).
- Выходы процесса (материальный или информационный результат процесса: документы, материалы, информация).
- KPI, показатели эффективности, нормы (Типовые показатели: затраты ресурсов (время, деньги и т.д.), кол-во результата).
- Кто Клиент (заказчик - внешние, внутренние) результатов процесса? (кому необходима информация или результаты на следующем этапе).
- Кто отвечает за выполнение? Роли, должности и ответственные (Варианты ролей в процессе: - Владелец (архитектор) процесса, Владелец копии, Исполнитель (если есть люди с несколькими должностями, если есть - ФИО).
- Входные данные, ресурсы (что требуется ответственным за выполнение процесса).
- Полномочия – типовые полномочия ролей, или особенные?
- Инициирующие события - Стандартные инициирующие события: плановая, инициатива руководителя. Для периодических - использовать Календарь сотрудника.